I. Migrate email là gì?
Migrate email là một thuật ngữ trong lĩnh vực công nghệ thông tin và quản lý hệ thống mạng, nó thường được sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi hoặc di chuyển hệ thống email từ một nền tảng hoặc hệ thống email sang một nền tảng hoặc hệ thống email khác. Quá trình này có thể bao gồm việc chuyển dữ liệu email, danh bạ liên lạc, thư mục và cài đặt từ một dịch vụ email cũ sang một dịch vụ mới hoặc từ một máy chủ email cũ sang máy chủ email mới.
II. Khi nào cần migrate email?
Đối với việc sử dụng các email server tại on premise thường có một số khuyết điểm như: phải tự quản lý hệ thống server, tự cài đặt, tốn chi phí mua license và mua phần cứng đủ mạnh để cài đặt, tốn tiền điện và ít bảo mật hơn so với sử dụng cloud mail của các hãng microsoft hoặc google.
Trong một số trường hợp sử dụng email server được tại một data center nào đó cũng có nhiều bất lợi, trong khi chi phí vẫn cao.
Trong quá trình sử dụng người quản trị hoặc sếp phát hiện có một số tính năng hoặc một số chính sách của hãng không phù hợp với chính sách công ty của mình.
Ngoài ra, cũng có thể liên quan đến chi phí không còn phù hợp nữa hoặc thậm chí có nhu cầu nâng cấp.
Nếu migrate email lên cloud thì thường người dùng có kèm theo các dịch vụ khác: Bảo mật, truy cập mọi lúc mọi nơi, không cần người quản trị hệ thống, có thể sử dụng app khác như teams, google meet, phần mềm office…
Mục tiêu của việc di chuyển email có thể là cải thiện hiệu suất, bảo mật hoặc đơn giản là thay đổi hệ thống hoặc nhà cung cấp email. Quá trình này thường đòi hỏi có kế hoạch kỹ lưỡng, chuẩn bị và thực hiện cẩn thận để đảm bảo rằng không có dữ liệu email quan trọng bị mất và không có gián đoạn nhiều trong việc truy cập email.
III. Các kiểu migrate phổ biến hiện nay
Tùy theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, sẽ có nhiều mục đích migrate khác nhau. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay các doanh nghiệp sẽ migrate email từ on premise servers lên cloud để được sử dụng dịch vụ dạng cloud có nhiều lợi ích hơn hoặc migrate từ hãng này sang hãng khác.
– Migrate email từ gsuite sang m365 và ngược lại.
– Migrate email từ Mdeamon sang m365 hoặc gsuite.
– Migrate email từ IBM notes sang m365 hoặc gsuite.
– Migrate từ local exchange servers sang m365.
– Migrate từ các hãng mail khác sang m365 hoặc gsuite.
IV. Các hình thức triển khai migrate email.
– Sử dụng tool migrate có sẵn của hãng:
Có trường hợp thì hãng sẽ có tool để migrate sẵn thì vấn đề của người dùng chỉ cần tìm hiểu cách sử dụng tool này để migrate mà không cần phải tốn chi phí mua. nhưng trong một số trường hợp hãng lại không có tool hỗ trợ hoặc có tool nhưng cách cấu hình để migrate hơi phức tạp và cần có nhiều thời gian để tìm hiểu. Điều này làm cho người quản trị không có đủ thời gian để tìm hiểu và sử dụng, có thể dẫn đến sử dụng không đúng cách gây ra lỗi trong quá trình migrate hoặc không thể migrate được.
– Sử dụng phần mềm thứ 3 như là tool để migrate:
Cách này phải tốn thêm chi phí mua license của phần mềm thứ 3, nếu doanh nghiệp có nhiều mailbox cần migrate thì cần phải mua license hơn và tốn kém hơn. Khi mua phần mềm bên thứ 3 cần phải chọn phần mềm có các tính năng phù hợp và có thể migrate đầy đủ các mục như: Archieve, mailbox, contact, calendar.
Việc mua phần mềm thứ 3 để migrate thường dễ cấu hình hơn so với việc sử dụng tool của hãng và có thể migrate nhiều loại email khác nhau.
V. Những lưu ý trước khi migrate email
– Cần chọn mua gói dịch vụ sẽ sử dụng sau này phù hợp với nhu cầu của công ty, nếu migrate qua M365 thì sẽ có nhiều gói để lựa chọn như: gói Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium… (cần mua trước khi migrate ít nhất khoảng 2 tuần để load hàng).
– Kiểm tra số lượng mailbox và dung lượng mailbox của từng user hiện tại đang sử dụng để tính thời lượng migrate sẽ chiếm bao lâu.
– Trước khi migrate phải chuẩn bị các bước migrate chi tiết như: chuẩn bị tài khoản global admin của M365 và Gsuite, chuẩn bị file csv, chuẩn bị thông tin tài khoản cần migrate, tạo tài khoản cần phải chính xác, các tính năng cần sử dụng sau khi migrate và cách triển khai, thời gian triển khai dự tính, việc migrate cần đảm bảo license của tài khoản bị migrate vẫn còn thời hạn sử dụng để việc migrate không bị gián đoạn, kiểm tra domain đang sử dụng có thể thêm record vào nữa không, khi chuyển domain về nơi mới cần phải đảm bảo hạn chế tối đa thời gian gián đoạn và ảnh hưởng dịch vụ, chuẩn bị nguồn nhân lực triển khai và chi phí liên quan. Cuối cùng, cần phải kiểm tra lại email sau khi migration xong.
VI. TỔNG KẾT
Nếu quý khách có nhu cầu migrate email. xin hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn.
– Hotline: 028.2244.3013
– Địa Chỉ: 493/28 Lê Đức Thọ, P.16, Q. Gò Vấp, Tp. HCM, Việt Nam